Gedragscode

Onder niet-toegestaan gedrag valt in ieder geval:

• gedrag dat kan leiden tot belangenverstrengeling
• strafbare feiten of overtredingen van wet- en regelgeving
• acties die de reputatie van gro-up beschadigen

Ook niet-integere omgangsvormen, zoals discriminatie, machtsmisbruik of seksuele intimidatie, zijn verboden

Om de gedragscode helemaal te begrijpen is het goed om de definitie van een aantal termen op een rijtje te hebben.

Met ‘gro-up medewerkers’ bedoelen we:

a. leden van de Raad van Bestuur

b. leden van de Raad van Toezicht

c. medewerkers (uitzendkrachten en inhuurkrachten horen hier ook bij)

d. studenten die binnen de organisatie stage lopen of worden opgeleid

e. andere personen die door de Raad van Bestuur worden aangewezen

Medewerkers van externe partijen die werkzaamheden voor gro-up uitvoeren, zijn geen medewerkers, tenzij ze door de Raad van Bestuur als medewerker zijn aangewezen.

Met ‘Gelieerde derden’ bedoelen we:

a. echtgenoten of partners van de gro-up medewerkers.

b. (geadopteerde) minderjarige kinderen waarover gro-up medewerkers het ouderlijke gezag hebben.

c. rechts- of natuurlijke personen die belang hebben bij het resultaat van een transactie van een gro-up medewerker. Dat kan een direct of indirect belang zijn.

Met ‘integriteitsrisico’ bedoelen we:

a. een situatie die de reputatie van gro-up kan beschadigen

b. een situatie die schade kan opleveren aan personen die aan gro-up zijn verbonden

Met ‘vertrouwelijke informatie’ bedoelen we:

a. informatie die niet algemeen bekend mag worden

b. informatie die alleen beschikbaar zou moeten zijn voor een kleine groep mensen

Een belangenconflict ontstaat als verschillende belangen met elkaar vermengd worden, bijvoorbeeld privébelangen en zakelijke belangen.

Als je bij gro-up werkt, dan let je er op dat er geen situatie ontstaat die kan leiden tot een belangenconflict. Gebeurt dat wel, meld het dan direct bij je leidinggevende.

Voor een aantal (vaker voorkomende) gevallen hebben we duidelijke regels opgesteld:

1. Relatiegeschenken: Het ontvangen van een relatiegeschenk van een bedrijf of instelling is toegestaan tot een waarde van €50,- per jaar. Geschenken en giften mogen niet op je huisadres worden ontvangen. Krijg je een geschenk van meer dan €50,- aangeboden? Bespreek het met je leidinggevende.
2. Uitnodigingen: Met uitnodigingen die vaker voorkomen, ga je terughoudend om. Als er reiskosten voortkomen uit het accepteren van een uitnodiging, mag deze alleen worden gedeclareerd als je het zakelijke karakter en het belang voor gro-up kan aantonen. Gaat je partner mee? Dan zijn de reiskosten voor hem of haar.
3. Nevenfuncties/nevenarbeid: Je voert alleen functies en taken uit die in je functiebeschrijving staan of waar je leidinggevende je specifiek om heeft gevraagd. We waarderen het natuurlijk als je je inzet voor de maatschappij, maar die activiteiten mogen niet leiden tot belangenconflicten. Overweeg je om naast je werk voor gro-up een zogenoemde nevenfunctie te vervullen? Vraag daar dan vooraf via e-mail toestemming voor bij je leidinggevende.
4. Eigendommen van gro-up en het declareren van kosten: Als medewerker bij gro-up ga je zorgvuldig om met bedrijfseigendommen. Je gebruikt ze alleen voor je werk, tenzij je daarover andere afspraken hebt gemaakt. Sleutels, toegangscodes en andere toegangsmiddelen mag je niet uitlenen. Dat geldt ook voor wachtwoorden en inlogcodes. Heb je een telefoon? Dan mag je die voor maximaal 10 procent privé gebruiken.
5. Leveranciers en dienstverleners: Je mag privé geen gebruik maken van diensten van leveranciers en dienstverleners van gro-up.
6. Belangenconflicten bij besluitvorming: Is er een mogelijkheid dat je door bepaalde informatie in een conflictsituatie belandt? Laat het weten aan je leidinggevende.
7. Deelbelang: Het is verboden om belangen te hebben in andere organisaties die jou als persoon voordeel opleveren. Bestuurders besluiten in het belang van gro-up en zorgen voor een evenwichtige belangenafweging.

Vertrouwelijke informatie is informatie die niet openbaar gemaakt mag worden en die je dus met niemand mag delen, tenzij het nodig is voor het uitoefenen van je functie.

Je mag vertrouwelijke informatie nooit gebruiken om er privé of zakelijk voordeel van te hebben. Bij gro-up zijn er afspraken over het omgaan met vertrouwelijke informatie:

• Als gro-up-medewerker heb je een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat je gevoelige informatie die je bij gro-up hoort of krijgt niet met andere mensen mag delen. Die plicht blijft altijd gelden, ook als je geen (arbeids)overeenkomst meer met ons hebt.
• We zijn een professionele organisatie, dus werkplekken zijn opgeruimd. Ga je weg bij je werkplek? Zorg er dan voor dat je uitlogt bij de server of dat je je computer helemaal afsluit. Vergeet niet je telefoon uit te loggen als je een vaste telefoon op je werkplek hebt staan.
• Je maakt geen gebruik van openbare (onbeveiligde) netwerken. Internet op je mobiele telefoon of andere draadloze apparaten mag alleen via de data van de telecomprovider (zoals KPN of T-Mobile) of ons draadloze netwerk.
• Zonder toestemming geef je geen toegang tot apps, databestanden of niet-openbare bronnen waar je geen autorisatie voor hebt.
• Je verstuurt of plaatst geen berichten die de organisatie schade toebrengen.
• Je volgt de privacyregels en maakt geen werkgerelateerde foto’s of video’s met je privételefoon of -tablet.
• Heb je foto’s of video’s voor werk gemaakt met je werktelefoon? Die beelden mag je niet privé gebruiken.

Om er zeker van te zijn dat we op een fijne manier met elkaar omgaan, hebben we een aantal gedragsregels opgesteld:

• Alle medewerkers van gro-up worden op gelijke wijze behandeld.
• Het niet aangaan, beëindigen of niet verlengen van een arbeidsovereenkomst wordt nooit besloten op basis van discriminatie.
• Niet eerlijk of ongewenst gedrag is verboden en wordt besproken binnen de organisatie. Klachten over ongewenst gedrag worden heel goed onderzocht, waarna er gepaste maatregelen worden getroffen.
• Ook van klanten, bezoekers en anderen die contact hebben met gro-up wordt verwacht dat zij handelen volgens de normen en waarden van respectvol sociaal gedrag en respectvolle omgangsvormen.
• Bij gro-up kun je jouw kijk op het leven (levensbeschouwing) laten zien. Zolang dat de maatschappelijke omgeving niet negatief beïnvloedt.
• Iedereen gaat op een collegiale en respectvolle manier om met collega’s, klanten en leveranciers.
• Wees je als leidinggevende bewust van je positie: je hebt een voorbeeldfunctie. Je zorgt voor een professionele werkrelatie en zakelijke afstand tussen jou en je team.
• Aanwijzingen van je leidinggevende volg je op. Kritiek op beleid en beslissingen van de organisatie bespreek je ook met je leidinggevende. Word je hierin niet gehoord? Richt je dan tot de leidinggevende van je leidinggevende of de vertrouwenspersoon van de organisatie.
• Lukt het niet om een opgelegde taak of opdracht uit te voeren, geef het dan op tijd aan bij je leidinggevende.
• Zorgen je arbeidsomstandigheden voor moeilijkheden? Bespreek met je leidinggevende hoe je kan werken aan verbeteringen en oplossingen.
• Je maakt je niet schuldig aan kwaadsprekerij, opruiend gedrag, stemmingmakerij, pesten, intimiderend, agressief of gewelddadig gedrag.
• Je discrimineert niet op grond van ras, leeftijd, levensovertuiging, godsdienst, politieke gezindheid, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid, burgerlijke staat of handicap.
• Je doet geen (digitale) agressieve uitingen, discriminerende, seksistische of andere uitlatingen en maakt geen grappen die als beledigend, hatelijk of intimiderend kunnen worden ervaren.
• Onder werktijd is het gebruik en onder invloed zijn van alcohol en drugs verboden.
• Je zorgt dat zakelijke en privébelangen gescheiden blijven. Tijdens de uren waarin je werkt staat het zakelijk belang bovenaan.
• Geld of goederen van klanten neem je niet aan, behalve als het kleine cadeaus van kinderen zijn.
• Je bent terughoudend in het hebben van persoonlijke contacten met klanten, ook via social media. Hierin houd je rekening met het belang en het imago van gro-up

In je arbeidsovereenkomst wordt verwezen naar deze gedragscode. Als je je contract tekent, verbind je je aan de naleving van regels uit de code. Als de gedragscode niet benoemd is in je contract, krijg je deze apart via de mail toegestuurd. Ook als je niet meer bij gro-up werkt, blijven de gedragscode en regels gelden.

Wij verwachten dat iedereen zich aan regels houdt. Als je als werknemer iets doet wat volgens de gedragscode niet mag, dan wordt dat beschouwd als een ernstige inbreuk op het vertrouwen dat wij als werkgever in jou als werknemer stellen. Dat kan reden genoeg zijn om een straf op te leggen. Die straf staat beschreven in de Procedure Disciplinaire maatregelen plichtsverzuim.

Als er het vermoeden is dat je je niet aan de gedragscode hebt gehouden, wordt er onderzoek gedaan door de directie of Raad van Bestuur. Tijdens zo’n onderzoek is er altijd sprake van hoor en wederhoor, dus het verhaal wordt van beide kanten bekeken. Als medewerker mag je altijd het onderzoeksrapport bekijken en erop reageren.

Deze gedragscode is voorgelegd aan de Centrale Onderneming Raad van gro-up. Zij hebben ingestemd met de inhoud.